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Die Corona-Krise macht auch vor der Arbeitswelt nicht Halt. Wer kann, geht von zuhause aus seiner Arbeit nach, um sich und andere zu schützen. Was aufgrund flächendeckender Internetanbindung theoretisch kein Problem sein sollte, stellt sich in der tatsächlichen Umsetzung jedoch als komplexer heraus, als gedacht.
Welche Herausforderungen gemeistert werden müssen, aber auch welche Chancen sich über die Krise hinaus aus der Remote-Arbeit ergeben, erläutert dieser Artikel.
Die Remote-Arbeit steht und fällt mit der notwendigen Technologie. Besonders in ländlichen Gegenden ist jedoch schon die Internetanbindung für die heutigen Datenströme nicht leistungsfähig genug. Dieses Problem können Unternehmen nicht ohne Weiteres lösen. Doch auch wenn ausreichend Bandbreite gegeben ist, bestehen weitere Herausforderungen.
In vielen Unternehmen ist der Desktop-PC noch immer Standard. Dieser lässt sich jedoch schlecht in die Wohnung des Mitarbeiters umziehen. Die Mitarbeiter müssen also mit leistungsfähigen Laptops ausgestattet werden.
Natürlich ist es auch denkbar, dass die Mitarbeiter ihre privaten PCs oder Laptops nutzen. Damit das jedoch funktioniert, müssen alle benötigten Softwareprogramme auf dem Rechner installiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass die heimischen Rechner für die Programme leistungsfähig genug sind, über ein kompatibles Betriebssystem verfügen und ausreichend Lizenzen für jeden Mitarbeiter vorhanden sind.
Jedoch auch aus Datenschutzgründen ist die Verwendung von Privat-PCs problematisch. Unternehmensdaten sowie Kundendaten werden dann nämlich auf einem Rechner verarbeitet, der in vielen Fällen von der ganzen Familie genutzt wird und oft nur unzureichend gesichert ist. Das Gleiche gilt für das heimische W-LAN, dessen fachgerechte Absicherung gegen Angriffe von Außen nicht ohne Weiteres vorausgesetzt werden kann.
Auch die Netzwerkinfrastruktur des Unternehmens muss für die dezentrale Remote-Arbeit eingerichtet sein. Über VPN-Zugänge müssen die Mitarbeiter auf das Firmennetzwerk und die Server zugreifen können. Zudem müssen die Mitarbeiter ihre Zugangsdaten kennen, die häufig auf dem Firmenrechner, aber nicht im Gedächtnis gespeichert sind.
Am besten für die dezentrale Zusammenarbeit sind Cloud-Lösungen geeignet. Zum einen sind die Arbeitsdaten so nicht lokal auf dem Arbeitsrechner, sondern auf einem Online-Server hinterlegt, wodurch man von jedem PC an jedem Ort aus Zugriff auf die Daten hat. Zum anderen steht ein umfangreiches Angebot unterschiedlicher Arbeitsanwendungen in Form von Cloud-Diensten zur Verfügung, die schnell und relativ kostengünstig im gesamten Unternehmen ausgerollt werden können.
Ein weiterer kritischer Punkt bei der dezentralen Zusammenarbeit ist der Zusammenarbeitsprozess selbst. Ist nicht eindeutig geregelt, wo Dokumente abgelegt, wie sie eindeutig benannt und auf welche Weise Änderungen kenntlich gemacht werden, ist das Chaos vorprogrammiert.
Auch hier können Softwarelösungen die Zusammenarbeit vereinfachen. Versionierungssoftware wie Git erlaubt beispielsweise die eindeutige Nachverfolgung von Änderungen an Dokumenten und Software-Code. Die Kommentarfunktion in Office-Programmen wie Word, Excel und PowerPoint erlaubt es allen Beteiligten, simultan Anmerkungen in Dokumenten vorzunehmen.
Plattformen wie Zoom oder Microsoft Teams ermöglichen die direkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Ihre Verwendbarkeit hängt jedoch von der Bandbreite der Internetverbindung sowie der W-LAN-Geschwindigkeit auf Seiten des Mitarbeiters ab.
Da die meisten dieser Tools amerikanischen Unternehmen gehören, stellt sich zudem die Frage, ob sie den strengen europäischen Datenschutz-anforderungen gerecht werden. Des Weiteren kann es durch die in letzter Zeit rasant angewachsene Verwendung zu Ausfällen der Plattformen kommen.
Um die Mitarbeiter dabei zu unterstützen, die Nutzung der Tools zu erlernen, sind Tutorials und Anleitungen beispielsweise in Firmen-Wikis unverzichtbar.
Am besten reagiert man auf eine Krise, indem man sie als Chance begreift. Und Chancen bietet das erzwungene Home Office eine ganze Menge.
Eine der deutlichsten Veränderungen ist der fehlende Kontakt mit den Kollegen. Sich kurz etwas durchs Büro zuzurufen oder sich zwischen Tür und Angel abzustimmen, geht auf einmal nicht mehr. So werden Schwachstellen in den Zusammenarbeitsprozessen deutlich, die man sonst nicht bemerkt hätte. Wenn man diese behebt, macht das die Arbeit auch nach der Home-Office-Phase effizienter.
Da man durch die digitalen Kommunikationstools nicht an die Verfügbarkeit eines physischen Raumes gebunden ist, können Meetings flexibler durchgeführt werden. Und auch viel Arbeitsmaterial und somit Kosten können eingespart werden. So lassen sich Workshops in Tools wie Mural ohne die Notwendigkeit von Post-its durchführen und die Kommentarfunktion in den Office-Programmen machen das Ausdrucken von Dokumenten überflüssig.
Viele Dinge fallen erst dann auf, wenn sie nicht mehr da sind. So habe ich beispielsweise erst allein in meinem Zimmer bemerkt, wie schwer ich mich im Großraumbüro wirklich konzentrieren und in meine Arbeit vertiefen konnte. Gleichzeitig habe ich mich ohne den direkten Sichtkontakt schnell von den Kollegen abgeschnitten gefühlt.
Achtet man auf das, was die neue Situation an Verbesserungen und Herausforderungen mit sich bringt, kann man anhand dieser Erkenntnisse die Arbeitsumgebung und die Zusammenarbeit im Büro verbessern.
Sind die Infrastrukturen und Prozesse für das Home Office erst einmal implementiert und etabliert, ergeben sich zahlreiche weitere Vorteile. So können Unternehmen einfacher auf Experten und Freelancer zugreifen oder Mitarbeiter an Standorten überall auf der Welt in die Prozesse miteinbeziehen — und so wirklich alle Talente im Unternehmen nutzen.
Das Home Office erlaubt zudem die flexible Einteilung der Arbeitszeit, auch in Abhängigkeit persönlicher Vorlieben. So lassen sich Alltagserledigungen in weniger produktive Phasen, beispielsweise nach dem Mittagessen, legen, während produktive Hochs außerhalb der regulären Bürozeiten genutzt werden können, um effektiv zu arbeiten. Voraussetzung dafür sind natürlich sowohl das Vertrauen des Arbeitgebers in die Mitarbeiter, als auch die Garantie, dass die Flexibilität nicht für das Aufbürden von Mehrarbeit ausgenutzt wird.
Und auch im War for Talents ist eine funktionierende Home-Office-Regelung ein Ass im Ärmel — für junge Mitarbeiter ist sie nämlich ein ausschlaggebendes Kriterium, einen Job anzunehmen oder nicht.
Auch im Hinblick auf den Klimawandel wird der Trend möglicherweise in die Richtung gehen, Fernreisen seltener zu unternehmen und Meetings per Videokonferenz abzuhalten, wie es mittlerweile sogar die G20-Staaten tun.
Die aktuelle Situation hat die Digitalisierung so sehr beschleunigt wie kein Ereignis zuvor. Das Gewohnheitsargument sowie Zweifel an der Sinnhaftigkeit, in eine dezentrale Arbeitsumgebung zu investieren, wurden durch die erzwungene Home-Office-Situation ausgeräumt. Für ambitionierte Manager bietet sich deshalb jetzt die Chance, Kollegen und Vorgesetzte von der Einführung sinnvoller digitaler Technologien und Prozesse zu überzeugen.
Das Einrichten einer dezentralen Arbeitsumgebung ist eine komplexe Angelegenheit. Aber die kurzfristige Notwendigkeit lohnt sich auch langfristig in vielerlei Hinsicht.
Wichtig ist dabei, schnell funktionierende Technologien und Prozesse einzuführen, damit die Mitarbeiter auch in der ungewohnten Situation effizient arbeiten können, ohne sich mit Technik und Prozessen herumschlagen zu müssen.
Für Unternehmen bietet es sich an, eine erfahrene Digitalagentur als Partner ins Boot zu holen, die sowohl über fachliche Expertise als auch über umfangreiche persönliche Erfahrung mit Remote-Arbeit verfügt.
mediaman ist eine inhabergeführte Digitalagentur mit Stammsitz in Mainz. Wir beraten Sie bei der Dezentralisierung ihrer Arbeit. Gemeinsam mit Ihnen richten wir Ihre interne Infrastruktur ein, finden geeignete Arbeits- und Kommunikationstools und erarbeiten mit Ihnen geeignete Arbeitsprozesse. Kontaktieren Sie mediaman — wir freuen uns, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen.
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